公文写作指南
公文是机关与企事业单位传递决策、部署工作、沟通事项的规范文书。与演讲稿、心得体会不同，公文更看重体例的准确、行文的简洁与措辞的庄重。本页从文种选用、格式要素、语言风格三个维度梳理公文写作的实用要点，并附上常见公文句式与结构范例，帮助你在起草通知、请示、报告、函件时少走弯路。
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法定公文文种
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格式组成要素
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语言基本要求
一、常用文种与适用场景
公文写作的第一步是选对文种。上行文、下行文、平行文各有对应的规范文种，混用会导致行文关系错乱。例如向上级请求批准事项应当用“请示”，而不能用“报告”；平级单位之间商洽工作、询问答复问题则用“函”。
- 通知：发布规定、转发文件、部署工作、告知事项
- 请示：向上级请求指示或批准，须一文一事
- 报告：向上级汇报工作、反映情况，不得夹带请示事项
- 函：不相隶属机关之间商洽、询问、答复
- 纪要：记载会议主要情况和议定事项
文种选用：先定行文方向，再定具体文种
二、格式要素速查表
| 要素 | 位置 | 书写要点 |
|---|---|---|
| 标题 | 版头下方居中 | 发文机关+事由+文种，三要素齐全 |
| 主送机关 | 标题下顶格 | 使用全称或规范化简称，后加冒号 |
| 正文 | 主送机关下 | 层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）” |
| 附件说明 | 正文下空一行 | 左空二字标注“附件：”，多个附件编号排列 |
| 成文日期 | 落款下方 | 用阿拉伯数字标全年月日，如 2024年6月1日 |
三、正文结构三段式
开头：缘由
交代发文背景、依据或目的，常用“为……”“根据……”“鉴于……”起句，一段收束，不铺陈。
主体：事项
分条列项写清做什么、谁来做、何时完成，措施具体、责任明确，避免空泛表态。
结尾：要求
用“特此通知”“妥否，请批示”“请予支持”等惯用语收尾，简洁有力，不另起议论。
四、语言风格与常见误区
- 用词庄重规范，少用口语、网络语与感叹句
- 多用陈述句与祈使句，避免大段抒情描写
- 数字、时间、单位名称前后表述必须一致
- 忌一文多事：请示只写一件事，便于批复
- 忌越级行文：确需越级时须同时抄送被越过机关
- 忌标题冗长：事由提炼到一句话说清
五、公文写作常见问题
Q：请示和报告可以合并写吗？
不可以。报告用于汇报情况，上级可不作答复；请示用于请求批准，必须等待批复。二者行文目的不同，混写会导致上级无法准确处理。
Q：通知的标题一定要写发文机关吗？
正式公文标题一般应包含发文机关、事由、文种三要素。内部简易通知可省略发文机关，但对外行文建议写全，便于受文单位识别来源。
Q：正文层次序数可以随意使用吗？
应按“一、”“（一）”“1.”“（1）”的顺序逐层使用，不可跳级或颠倒，同一层级内序号体例须统一。
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